Hoofdstuk 2: Instelling, doel, taken en samenstelling
Artikel 2. Instelling auditcommissie
De raad stelt een auditcommissie in.
Artikel 3. Doel
- 1.
De commissie is aanspreekpunt voor de accountant, voert met de accountant afstemmingsoverleg, verbetert het financieel inzicht van de raad en draagt bij aan de verbetering van de kwaliteit van financiële paragrafen.
- 2.
De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden
- 1.
De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten, die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid binnen het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.
- 2.
Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:
- a.
de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;
- b.
het zijn van een eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;
- c.
een overlegplatform zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;
- d.
een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant gevoerde controles;
- e.
het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;
- f.
het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;
- g.
een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de accountant en het college;
- 3.
Tevens kan de commissie de gemeenteraad adviseren en aanbevelingen doen over:
- a.
de wijziging van de financiële verordening, het controleprotocol en de controleverordening;
- b.
(de verbetering van) het bestuurlijk-financieel inzicht;
- c.
de kwaliteitswaarborging van de P&C-stukken zoals de voor- en najaarsnota, de programmabegroting en de jaarstukken,
- d.
(de verbetering van) de financiële paragraaf in raadsvoorstellen;
- e.
de financiële impact van grote projecten;
- f.
het toezicht op de financiële bedrijfsvoering waarbij de managementletter van de accountant als basis kan dienen.
- 4.
De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.
Artikel 5. Informeren raad
- 1.
De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviseurs en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.
- 2.
Op verzoek van de raad of het presidium geeft de commissie een toelichting in de commissie Samenleving, de plenaire commissie dan wel de raad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.
Artikel 6. Samenstelling en benoeming
- 1.
De commissie bestaat uit maximaal twee leden per fractie.
- 2.
De leden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.
- 3.
Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op leden die geen raadslid zijn.
- 4.
Een lid kan zich bij afwezigheid laten vervangen door een raads- of commissielid uit de fractie.
- 5.
De commissie wordt, afhankelijk van de agenda, bijgestaan door de teamleider financiën en de portefeuillehouder financiën. Zij nemen deel aan de beraadslagingen.
- 6.
De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.
Artikel 7. Voorzitter
- 1.
De voorzitter wordt door de commissie uit haar midden benoemd.
- 2.
Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door de plaatsvervangend (technisch) voorzitter.
- 3.
De plaatsvervangend voorzitter wordt door de commissie uit haar midden benoemd. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangend voorzitter.
- 4.
De raad kan te allen tijde wijziging aanbrengen in de aanwijzing van de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter.
- 5.
De voorzitter is belast met:
- a.
het leiden van de vergadering;
- b.
het handhaven van de orde;
- c.
het doen naleven van deze verordening;
- d.
hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
- 6.
Diegene die de hoedanigheid van raadslid, of een van de andere vereisten uit de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet, verliest, houdt van rechtswege op voorzitter of plaatsvervangend voorzitter van de commissie te zijn.
Artikel 8. Zittingsperiode en vacatures
- 1.
De leden, voorzitters en plaatsvervangend voorzitters van de commissie worden benoemd voor de zittingsperiode van de raad.
- 2.
Een commissielid houdt op lid te zijn van de commissie indien hij niet meer voldoet aan de in artikel 6, derde lid, gestelde eisen.
- 3.
Een lid, voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie kan op eigen verzoek ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
- 4.
De raad is bevoegd om aan een lid tussentijds ontslag te verlenen in het geval dit heeft opgehouden zijn vertrouwen te bezitten.
- 5.
De fractie van het ontslagen lid wordt in de gelegenheid gesteld een ander lid, voor benoeming in de commissie voor te dragen. De raad benoemt het vervangende lid, met inachtneming van het bepaalde in artikel 6.
Artikel 9. Griffier van de commissie
- 1.
De griffier of zijn plaatsvervanger vervult de taak van commissiegriffier.
- 2.
De commissiegriffier is in iedere vergadering aanwezig.
- 3.
Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een daartoe door de griffier aangewezen medewerker van de griffie of ambtenaar.
- 4.
De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn.
Hoofdstuk 3: Vergaderingen
Paragraaf 1. Tijdstip van vergaderen en voorbereiding
Artikel 10. Vergaderfrequentie
- 1.
De commissie vergadert in ten minste 2 keer per jaar en voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt voor een goede uitoefening van de taak van de commissie of indien ten minste twee leden schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.
- 2.
Jaarlijks, in het voorjaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over de speerpunten van controle over het lopende dienstjaar en over het rapport van bevindingen, behorend bij het accountantsrapport van de jaarrekening over het voorafgaande dienstjaar.
Artikel 11. Oproeping
- 1.
De oproeping geschiedt schriftelijk oor of namens de voorzitter ten minste 7 dagen voor het houden van de vergadering, spoedeisende gevallen uitgezonderd. De oproepingsbrief vermeldt dag, aanvangstijdstip en voorlopige agenda van de vergadering. De oproepingsbrief wordt tevens ter kennisname gezonden aan de leden van de raad die geen lid zijn van de commissie en aan het college van burgemeester en wethouders. De oproepingsbrief en bijbehorende stukken worden tevens digitaal verstrekt.
- 2.
De stukken, die betrekking hebben op de in een commissievergadering te behandelen zaken, worden tegelijk met de oproeping van de leden, al dan niet in digitale vorm, toegezonden. Stukken als bedoeld in artikel 86 eerste en tweede lid Gemeentewet worden uitgezonderd van dit vereiste.
- 3.
Voor spoedeisende gevallen kan de voorzitter uiterlijk 48 uur van tevoren een oproep tot een vergadering doen.
Artikel 12. Agendavorming
- 1.
De voorzitter stelt de voorlopige agenda’s van de commissievergadering op.
- 2.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende voorlopige agenda opstellen.
- 3.
Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.
- 4.
Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
Paragraaf 2. Orde der vergaderingen
Artikel 13. Opening vergadering en quorum
- 1.
De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien ten minste de meerderheid van de leden of hun plaatsvervangers aanwezig is.
- 2.
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen van de afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste 24 uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.
- 3.
Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De commissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
Artikel 14. Vergaderingen en verslaglegging
- 1.
De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
- 2.
De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
Hoofdstuk 4: Slotbepalingen
Artikel 15. Uitleg verordening
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel 16. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking daags na de bekendmaking ervan.
Artikel 17. Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening op de auditcommissie gemeente Hilvarenbeek 2022”.
Originele publicatie downloaden